Ví dụ tôi có một bảng tính Excel và nhờ người khác nhập họ và tên của lớp Tin K3 vào đó. Tuy nhiên, do người nhập không gõ đúng quy chuẩn tên tiếng Việt như viết hoa tùy tiện, bỏ khoảng trắng tùy ý nên cần phải sửa lại cho đúng. Vấn đề là trong cột có rất nhiều tên, vậy làm thế nào để sửa nhanh nhất?
Giả sử bạn có một danh sách như hình 1.
Nhìn vào danh sách bạn thấy họ và tên có chỗ viết thường, chỗ viết hoa, chỗ lại để khoảng trắng... Bây giờ chúng ta cần phải sửa cho đúng như sau: Tất cả đều viết hoa chữ cái đầu, không có quá 1 khoảng trắng. Để giải quyết việc này bạn làm như sau:
- Đặt con trỏ vào ô đầu tiên của cột C, tọa độ C5, tức là sát với cột tên họ đã nhập. Nếu cột C đã có dữ liệu rồi bạn phải chèn trước cột C một cột trống.
- Tại ô C5 bạn nhập công thức sau:
=TRIM(PROPER(B5))
- Nháy vào nút Copy hoặc ấn Ctrl+C để copy công thức này.
- Bạn sẽ thấy tên họ viết theo đúng quy chuẩn hiện ra ở ô C5 (hình 4).
- Để thay thế họ và tên các ô còn lại, bạn đặt con trỏ vào ô C5. Khi thấy xuất hiện dấu +, bạn nhấn chuột giữ nguyên và kéo xuống (hình 5).
- Kết quả bạn sẽ có một danh sách như ý muốn (hình 6).

Do bài viết trên còn thiếu sót 1 bước quan trọng nên mình sẽ bổ sung ở bên dưới

- Sau khi đã tạo được danh sách như ý muốn, bạn copy danh sách vừa tạo được, tiếp theo là click phải chuột lên ô B5 (theo như bài ví dụ) chọn Paste Special... rồi chọn mục Values như hình bên dưới là ta hoàn tất công việc :D